Guideline KT Quốc Tế
Kế Toán Quốc Tế
Disclaimer : Tài liệu được trộn lẫn từ nhiều nguồn khác nhau, có cả thực tế lẫn lí thuyết. Vì thế, chúng tôi cho rằng "Những người sử dụng đã có kiến thức trước đó để tự kiểm soát độ đúng - sai"
Công việc chính :
Đảm nhận sổ sách kế toán của khách hàng
Journal entry các khoản mục (đã được auto trong phần mềm)
Nhận diện lỗi sai trên các bút toán : chủ yếu là tìm ra lỗi sai là gì -> error and misstatement
Chuẩn bị payroll (chủ yếu là duyệt timesheet, và ghép số vào excel file để tính OT)
Chuẩn bị trial balance (open item : các khoản mục cần theo dõi trong hệ thống sổ cái) để ra Financial statement.
Tax filling : hỗ trợ pull các bảng báo cáo : tax liabilities,
**
Monthly book-keeping process :
| Chart of accounts |
|---|
| Bank reconcilation |
| Enter bills and map the accounts |
| Adjustment in journal entry |
| Sales report reconcile, review transactions and payment |
| Reconcile with balance exported from platform |
| Adjustment in journal entry |
| COGS |
| Reconciliation |
| Payroll |
| Deferred revenue |
| Prepaid exp |
| Accrued exp |
| Fixed and intangible asset schedule |
| AP and AR reconciliation |
| review and enter/import invoices |
| check payment with invoices |
| reconciliation report |
| Equity update in QB |
| Open Item |
| ** |
| What is it called open items ? |
Meaning when checking bills large items for expense, certificate of deposit, will ask to clarify with unsent bills or any materiality items, or some transactions are very large and unclear (need to be clarified). As open item will be used for drafting financial Statements
Extract P/L => bills that have expense higher than criteria -> list all, see if invoices need or send remind
| FS closing item |
|---|
| Asset |
| AR balance |
| Prepaid, retainers, deposits, assets |
| fixed asset, software development |
| shopify => merchant reconciliation |
| Liabilities |
| AP bal |
| Accruals |
| Loan , debt, convertible |
| Credit card |
| Payroll liabilities, payroll tax liabilities |
| Sales tax liabilities |
| Equity |
| Captable - Dividends and capitalization for employees |
| what is inventory bills |
| WIP, Finished goods, cost of goods |
| merchant payment |
| Payroll |
| Steps for drafting a financial statement |
| Bank Reconciliation | |
|---|---|
| Core Component: Ensuring transactions recorded in QuickBooks match actual bank records. | |
| Tasks: | |
| Compare bank statements with QuickBooks transactions. | |
| Identify missing, duplicate, or incorrect transactions. | |
| Make necessary adjustments or corrections. | |
| Required Documents: | |
| Bank and credit card statements | |
| QuickBooks transaction report | |
| Outstanding checks and deposits list | |
Các bút toán liên quan về transactions
Nguồn tham khảo : IACEW learning Chapter 5-10
- Sales
- Inventory
- AP
- AR
- Fixed asset
- Payroll
- Tax filling
Bút toán sales - AR - AP (Nguồn Youtube " tự ôn thi")
| Bút toán 1 - Bán hàng - hàng bị trả lại | Bản chất Tài khoản | |
|---|---|---|
| Sổ ghi nhận ban đầu | Sổ chi tiết dthu : - Liệt kê toàn bộ hóa đơn bán hàng - Sổ phải thu |
Đây là tài khoản ghi nhận chi tiết các hoá đơn |
| Sổ cái | - Sổ cái dthu - Sổ cái phải thu |
|
| Sổ chi tiết theo từng đối tượng | Tổng số dư chi tiết = số dư tổng trên tổng số phải thu theo từng đối tượng => Làm rõ - điều chỉnh ở sổ chi tiết/sổ cái để điều chỉnh. Áp dụng IFRS 15 _ dthu |
Hàng bán bị trả lại có 2 trường hợp (nhập kho và không) -> giảm doanh thu, giảm khoản phải thu -> Sổ cái dthu hàng bán bị trả lại/ sổ cái khoản phải thu khách hàng. -> hạch toán phải trả lại : giấy ghi có và trên sổ chi tiết hàng bán bị trả lại / khoản phải thu theo đối tượng -> thuế Nợ TK 5212 - Hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (nếu có) Có TK 131 - Phải thu khách hàng (nếu chưa thanh toán) Có TK 111/112 - Tiền mặt/ngân hàng (nếu đã thu tiền) -> trong TH nhập kho -> giá vốn hàng bán -> hàng tồn kho, giá vốn Nợ TK 156 - Hàng tồn kho Có TK 632 - Giá vốn hàng bán -> trong TH không nhập kho Nợ TK 5212 - Hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra (nếu có) Có TK 131/111/112 - Phải thu khách hàng/Tiền mặt/Ngân hàng - Khoản điều chỉnh dthu -> sổ chi tiết riêng |
| Bút toán 2 - Giao dịch bán hàng thu tiền - dthu/phải thu | Bút toán 1. Dthu (lợi ích kinh tế) = > tài sản Bút toán 2. Hàng bán bị trả lại , khoản phải thu khách hàng do giảm thu nhập Bút toán 3. Số tiền nhận được - Tk tiền/ tài khoản phải thu |
|
| Bút toán 3 - Chiết khấu trong bán hàng | Chiết khấu thương mại : giảm giá trên hàng hóa dịch vụ trên sl lớn => số tiền trừ khỏi dthu thương mại 10% -> dthu được ghi nhận sau khi đã bù trừ chiết khấu => Nợ : khoản phải thu/ Có : dthu sau khi đã trừ chiết khấu thương mại => IFRS 15 Chiết khấu thanh toán (IFRS 15) : dự đoán thanh toán sớm - TH 1 : Thu tiền ngay khi nhận chiết khấu : dthu (tổng GT hàng hóa dịch vụ - chiết khấu) : nợ : khoản phải thu/ có : dthu - TH 2 : Không thanh toán sớm theo thời hạn : ghi bổ sung tăng dthu = khoản chiết khấu trừ khỏi dthu (quyết toán bổ sung nợ) : Nợ : khoản chiết khấu Ghi nhận đủ dthu => nợ phải thu/dthu Kì thanh toán, chưa đúng kì hạn => giảm dthu - chiết khấu, Nợ Dthu, có phải thu |
|
| Bút toán 4 - Khoản nợ Khó đòi | Theo dõi tuổi nợ - 60/75/90 ngày : khoản quá hạn - và đánh giá có thu hồi được không 1. khoản phải thu khó đòi : ghi nhận dthu có thể thực hiện - khoản phải thu tương ứng 2. Sự suy giảm giá trị : provision -> tk chi phí nợ k thu hồi được (báo cáo kqhđkd), điều chỉnh khoản ghi sổ trên B/s 3. Khoản phải thu = số bù trừ tk phải thu - sổ ghi khoản sự suy giảm khoản phải thu (Nợ chi phí k thu hồi - Suy giảm giá trị khoản phải thu) - Khoản suy giảm : mỗi kì hạch toán đều phải đánh giá lại Nợ : suy giảm Có : Tk k thu hồi được |
|
| Bút toán 5 - Inventory Áp dụng IFRS 12 |
IFRS 2 : Hàng tồn kho : nắm giữ để bán trong kì kinh doanh thông thường , tài sản trong quá trình sxkd (CPSXKD dở dang), NVL trong kì kinh doanh 1. Nguyên giá hàng tồn kho 2. Xác định giá trị hàng tồn kho chi phí trong kì 3. Giá trị cuối kì -> Biến động tăng/giảm và cách ghi nhận  |
|
 |
Payroll : FICA, FUTA, SUTA
| Federal insurance contribution acts (FICA) | gồm 2 khoản : social security, medicare tổng đóng 7.65% bao gồm 6.2% social security, 1.45% medicare. Trên 150K sẽ k cần đóng social security nhưng vẫn đóng medicare tax, wage base. Người lao động và người sử dụng LĐ cùng đóng |
|---|---|
| FUTA (trợ cấp thất nghiệp , do DN đóng) | mức hỗ trợ : 7000 đô/năm, năm đầu đóng 6% với mức 7000 đô đầu tiên giảm xuống còn 0.6% (khi đóng unemployment tax) |
| SUTA | hỗ trợ tài chính cho người thất nghiệp áp dụng theo từng vùng, từng tiểu bang employer là người đóng dựa trên mức wage base, và rate theo từng tiểu bang |
| Medical Insurance | Personnel Expense:4. Employee Benefits:Health Insurance | Debit |
|---|---|---|
| Dental Insurance | Personnel Expense:4. Employee Benefits:Health Insurance | Debit |
| Vision Insurance | Personnel Expense:4. Employee Benefits:Health Insurance | Debit |
| Life Insurance | Personnel Expense:4. Employee Benefits:Health Insurance | Debit |
| Short Term Disability | Personnel Expense:4. Employee Benefits:Health Insurance | Debit |
| Long Term Disability | Personnel Expense:4. Employee Benefits:Health Insurance | Debit |
Depreciation expense
| Purchase Date | Enter the ending date of each month | 6/30/2015 | 7/31/2015 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Year | Estimate | 5 | 5 | |||
| Total Months to depreciate | Estimate | 60 | 60 | |||
| Balance Sheet Amount | Run BS report to see this amount | 2,652.74 | 4,104.10 | |||
| Purchased Value | To see amount purchase each month (no need to seperate each items each month) | 2,652.74 | 1,451.36 | |||
| Depreciation Per Month | =Purchased value/total estimate months (60) | 44.21 | 24.19 | |||
| Depreciation Schedule | Monthly Depre | Accu Depre | Net book Value | |||
| 6/30/2015 | 44.21 | 44.21 | 44.21 | 2,608.53 | ||
| 7/31/2015 | 44.21 | 24.19 | 68.40 | 112.61 | 3,991.49 | |
| 3. Ending of each month we will make a Journal Entry of total depreciate amounts in that month. | ||||||
| 4. Save schedule on the cloud under Accounting file | ||||||
| 5. Record in quickbook, open Journal Entry | ||||||
| Dr Depreciation expense | ||||||
| Cr Accumulated depreciation for fixed assets |
Captable security
| Software | Carta | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| EXHIBIT A | ||||||||||
| SCHEDULE OF PURCHASERS | ||||||||||
| Initial Closing – September 25, 2015 | ||||||||||
| “Series Seed Preferred Stock” | ||||||||||
| Par Value | 0.00001 | |||||||||
| Name and Address | Number of Common Stock | Common Stock Purchase | Number of Preferred Stock | Preferred Stock purchase | Par Value | APIC | Receive Amount per PDF statement | Date Received per PDF statement | Different | Comments |
| Armory Square Ventures | 250,000 | 1,591,884 | 15.92 | 1,591,868.08 | ||||||
| Star Power Partners II LLC | 50,000.00 | 500,000.00 | 5.00 | 499,995.00 | 499,990.00 | 1/1/2016 | 10.00 | Bank charge | ||
| Philip Aarons | 20,000.00 | 200,000.00 | 2.00 | 199,998.00 | - | Not yet received. Please provide more information | ||||
| Benjamin Leventhal | 10,000.00 | 100,000.00 | 1.00 | 99,999.00 | ||||||
| Tobias Peggs | 10,000.00 | 100,000.00 | 1.00 | 99,999.00 | ||||||
| Walter T.E. Danco | 40,000.00 | 400,000.00 | 4.00 | 399,996.00 | ||||||
| Camilla Ruth Marcus | 50,000.00 | 500,000.00 | 5.00 | 499,995.00 | ||||||
| Haystack Fund II, LLC | 30,000.00 | 300,000.00 | 3.00 | 299,997.00 | ||||||
| Female Founders Fund | 25,000.00 | 250,000.00 | 2.50 | 249,997.50 | ||||||
| Christopher Muscarella | 30,000.00 | 300,000.00 | 3.00 | 299,997.00 | ||||||
| Nathaniel B. Pettis | 10,000.00 | 100,000.00 | 1.00 | 99,999.00 | ||||||
| Total | 250,000.00 | 1,591,884.00 | 275,000.00 | 2,750,000.00 | 27.50 | 2,749,972.50 | ||||
| Agree to FS | Agree to FS |
Saving notes - Certificate of Deposit (khoản tiết kiệm đến kì đáo hạn) :
maturity date, interest rate (đến kì đáo hạn). Khi khoản đáo hạn đến kì kết thúc => ngân hàng sẽ thanh toán -> tiền principal được trả và khoản lãi sẽ tiếp tục được tái đầu tư, kèm theo lãi suất
| Investor | Alan A.Harley |
|---|---|
| Cap | |
| Date Acquired | 1/1/2015 |
| Maturity Date | 1/1/2017 |
| Interest Rate | 1.50% (0.5%) |
| Coupon |
- Need to compare the amount received on bank and the amount on convertible note. If there has difference, you need to follow up with client. Based on agreement, interest payppable will be divided for 12 months (if interest computed annually) or 365 days.
-> The interest rate = par value x total held date/365 (base date)
| Principle amount = total shares * price (total shares - issue 100 shares) | |
|---|---|
| Principle Amount | 100,000 |
| Date Receive money | 1/27/2015 |
| Amount received | 100,000 |
| Difference | - |
| Coupon | 105/12 |
| Interest Expense | Accured interest |
| 1/31/2015 : 0.5% x 100,000 x (31-1)/365 | 41.1 |
| 2/28/2015 : 0.5% x 100,000 x 28/365 | 38.36 |
| 3/31/2015 : 0.5% x 100,000 x 31/365 | 42.47 |
| 4/30/2015 : 0.5% x 100,000 x 30/365 | 41.1 |
| 5/31/2015 : 0.5% x 100,000 x 31/365 | 42.47 |
| Terminology : |
| Convertible note | originally structured as a debt investment but has a provision that allows the principal plus accrued interest to convert into an equity investment at a later date |
|---|---|
| Interest | Invested fund earns a rate of interest like debt investment, typically not paid in cash, but accrued |
| Maturity Date | notes are due and payable to investor, if they have not already converted into equity, some convertibles have automatic conversion at maturity |
| Conversion Provisions | subsequent equity investment exceeds a threshold => qualified financing => turn into equity |
| Conversion Discount | when convertible notes convert to equity at qualified financing => get discount to price of new equity |
| Dividend payback : Balance sheet - Income statement |
Amortization / prepaid expense schedule
| 1. Used for IT company with technology / Engineering salary (Can be employee or contractor) |
| 2. Info need from clients to create schedule |
| - % for maintenance and capitalization for fixed assets |
| - List of technology / engineering employee |
| 3. Create schedule |
| Below is an example |
| Schedule of prepaid expense |
| Jan | Jan | Feb | Feb | |||||
| Maintenance (%) | New Products (%) | Employee/Contractor | QB Expense Account | Gross Salary | Capitalized | Gross Salary | Capitalized | |
| Aziz Ramos | 10 | 90 | Employee | Technology | 4,766.66 | 4,289.99 | 4,766.66 | 4,289.99 |
| Jason Berlinsky | 0 | 100 | Contractor | Technology | 7,182.84 | 7,182.84 | - | |
| Total | 11,472.83 | 4,289.99 |
| Date | 1/31/2015 | 2/28/2015 |
| Year | 5 | 5 |
| Total Months to amortize | 60 | 60 |
| Capitalized value | 11,472.83 | 4,289.99 |
| Amortization : Usually use for Rent, Insurance. |
| 1. Ask clients for Rent / Insurance agreements. |
| Amortization Schedule | Total Amortization | Capitalized Value | Carrying Value | ||
| 1/31/2015 | 191.21 | 191.21 | 11,472.83 | 11,281.62 | |
| 2/28/2015 | 191.21 | 71.5 | 262.71 | 4,289.99 | 15,308.90 |
| 4. Entry to record in quickbook |
| Dr Salaries (technology) (% for maintenance) |
| Dr Software & Web Development Amortization (% for capitalazation) |
| Type of Insurance | Insurance Premium | Effective Date | Expired Date | Duration |
| Errors & Omissions Insurance | 4,559.94 | 3/13/2015 | 3/12/2016 | 12 months |
| General Liability Insurance | 3,550.00 | 5/20/2015 | 5/19/2016 | 12 months |
| Date | Description | Amount | Monthly | Mar-15 | Apr-15 | May-15 | Balance as of 5/31/2015 |
| 3/31/2015 | Errors & Omissions Insurance | 4,559.94 | 380.00 | 380.00 | 380.00 | 380.00 | 3,419.96 |
| 5/20/2015 | General Liability Insurance | 3,550.00 | 295.83 | 295.83 | 3,254.17 | ||
| Total | 6,674.12 |
| 3. Ending of each month you will make a Journal Entry of total prepaid amounts in that month. |
Accrued expense
| Mua dịch vụ trả sau, ghi nhận phát sinh chi phí là 100 đô |
| vậy, bút toán 1 : ghi nhận phát sinh chi phí |
| DR : Accrued exp : 100 đô |
| CR : Accrued liabilities : 100 đô |
| Bút toán 2 : write off (bút toán bù trừ) bằng tiền / pt payment khác / cân đối chi phí khác |
| DR : Pay for the accrued => trừ khoản Accrued liabilities 100 đô |
| CR : Pay by cashs/other payment 100 đô |
| Trường hợp nếu accrued expense dư |
| Nếu số tiền ghi nhận accrued expense nhiều tháng/ năm chưa trả thì hỏi thêm với khách và xin bill để book-keeping |
| Còn trong trường hợp, nếu k hỏi được thì write - off cái payment đó |
1099 Tax filling
| 1099 Forms | Self-employment, freelance work, investment, non-employee sources |
|---|---|
| W-2 form reports wages, salaries, taxes | |
| payments to independent contractors, gambling winnings, rents, royalties, and more | |
| Type of business - Entity |
| Category | Document | What it is used for ? | Filling due date |
| > 600 USD or more in nonemployee | Form 1099 - NEC | nonemployee compensation such as income earned as an independent contractor, freelancer, or self-employed individual. | Due Date to Recipient: January 31 Due Date to IRS: January 31 |
| > 600 or more in rent or royalty payment | Form 1099-MISC | payments like rent, royalties, prizes and awards. Also used for substitute payments in lieu of dividends, medical and health care payments, crop insurance proceeds, and other items | Due Date to Recipient: February 1 (or February 16 if substitute dividends and tax-exempt interest payments reportable by brokers or gross proceeds paid to attorneys) Due Date to IRS: February 28 (or March 31 if filed electronically) |
| Form 1099-G | state or local tax refund | ||
| Internal Revenue Service | U.S. government agency responsible for tax collection and enforcement of tax laws | U.S. government agency to file taxes, tax rates, tax collection and enforcement of tax laws | |
| Tax return |
Form 8453-C
- Authorize an electronic tax return submission for corporations (income, taxable income, and tax due)
- Facilitate electronic payments
- Ensure compliance with the California tax filing
VAT and Gross price
Input and output tax :
Net price -> Sales tax -> Gross price = Sales tax x Net price
Net price = 100%, sales tax = 20%
Gross price = 150/125 = 1.25 dollars
-> sales tax amount = 1.25 x 20% = 25
Net price = 150-25=125 dollars
Goodwill
-> Current account : DR : John : 65,000, George : 55,000, Paula : 40,000
-> Initially : Good will = 60,000 -> John : 60,000x50% = 3,000, George : 60,000x35%= 21,000, Paula : 60,000x0.15=9,000
-> After John
John = 65,000+30,000+8,000=103,000
George = 55,000+21,000=76,000
Paula = 49,0000
-> when John retired : withdraw 20,000 (bank) in his account and the ratio is
-> total = 103,000-20,000=83,000
-> George = 60,000 x 65% = 39,000 -> 76,000-39,000=37,000
-> Paula = 60,000 x 35% -> 49,000 - 21,000 = 28,000
Chat GPT in profit and loss analysis, coding automation for click
Club Ready : membership fee
- Sign up for membership -> revenue (ghi nhận dthu) sau khi đã trừ các khoản phí
Profit : membership dues, membership fees, membership refund, merchandise sales
Expense : bank charge, club ready fees
Tax
DR : Membership fee (report)
DR : Sales Tax rate
DR : Membership cancellation fee
CR: Accured expense (tiền membership nhận credit sau):
Pure Barre
Inventory Report -> Inventory (PO)+ discount + shipping fee -> pay online (phí từ sàn giao dịch)
-> tách ra inventory là bao nhiêu ?
-> các khoản phí : như phí trả cho software , distribution cost
-> sales tax
Dr : inventory cost (cogs) - distribution
Dr : discount
Dr : sales tax
CR : revenue
(Hình dung dựa trên IACEW - Inventory : net realisable value)
Payroll
Gross salary : 324,766
Employee deduction :
- Employee state benefit : -35,714
- Employee pension : -19,481
- Income tax : -87,663
Net pay : 481,908
Net salary = lương chính - các khoản trợ cấp , phụ cấp mà nhân sự được hưởng (các gói trợ cấp thất nghiệp, benefit) - thuế đóng cho CP
Tính lương dựa trên sản phẩm, số giờ
basic pay = 1.25 Đô/unit
số giờ làm = 2 tiếng
-> tổng salary = basic pay x số giờ làm x số unit làm
OT : 150% -> tổng số giờ làm thêm x 150% x số unit
Prompt payment, discount, sales
sales price = 150 đô/unit, sales tax = 20%
-> sales = 450 đô
-> prompt payment : khoản sales được trừ từ discount : 450 x 20% = A -> DR : prompt (khoản discount được hoàn lại)
-> sales purchase = A + Ax(1+sales tax)
Suspense account
Sửa bút toán : tính chênh lệch amout
-> Đ/v các khoản sales/inventory (ghi nhận bị sai) -> Dr : suspense (khoản chênh lệch tăng), Cr: chênh lệch giảm để thay thế cho khoản ghi đúng
-> Đ/v khoản liên về ghi nhận chi phí expense (ghi nhận số bị sai), hoặc là irrecoverable debt -> Dr : expense, Cr: khoản suspense